كتابة التقارير والأبحاث

التقارير العادية هي وسيلة أساسية لنقل وتبادل المعلومات (المسوح بها) داخل النظم الإنتاجية - المصانع- ومن جهة آخرى وسيلة مناسبة للتعامل مع النظم الأخرى. والتقارير المكتوبة بشكل جيد تُمكن متلقى التقرير من الوصول إلى المعلومة التي يريدها بسهولة وفهم الموضوع وبالتالي تساعد على اتخاذ القرارات السليمة. ومن المعروف ان بعض الأفراد يجدون صعوبة كبيرة في كتابة التقارير. وتكتب التقارير لأهداف متعددة منها :

= الموظف يكتب تقريراً لمديره ليُطلعه على تطور العمل أو الأنشطة الأسبوعية أو الشهرية

= المشرف على الإنتاج يكتب تقريرا لمديريه ليخبرهم بأهم الأحداث التي تخص الإنتاجية والمعدات خلال اليوم السابق أو الأسبوع السابق

= المهندس يكتب تقريرا ليوضح مشكلة ما وأسلوب حلها أو ليقترح تطوير ما

= الطالب يكتب تقريرا ليشرح موضوع ما لأستاذه كإثباتٍ لفهمه للموضوع وقدرته على صياغة هذا الفهم في شكل تقرير

= الباحث يكتب بحثا ليدون فيه الخطوات التي اتبعها والنتائج التي توصل إليها

وكتابة التقارير لها عدة مميزات عن وسائل اخرى (مثل النقل الشفهى المباشر- استخدام التليفونات) ومن أهم المميزات:-

1- التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص ليقرؤوه وبالتالي نتمكن من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون متواجدين في أماكن مختلفة بل وقد يكون توقيت عملهم مختلفاً

2- التقرير المكتوب يمكن قراءته في أي وقت وبالتالي يمكن لمشرف الوردية الأولى كتابة تقرير في الصباح ثم يقرؤه مشرف الوردية الثالثة في الليل.

3- التقرير المكتوب يمكن الرجوع إليه في أي وقت بمعنى أن المدير قد يقرؤه مرة ثم بعد ساعة يحتاج لاسترجاع معلومة ما فيرجع إلى التقرير مرة اخرى

4- التقرير المكتوب يحفظ المعلومة للمستقبل بعكس التقارير الشفهية وبالتالي فهو يساعدنا على تذكر أو معرفة أحداث حدثت في الماضي وما تم فيها.

5- التقرير المكتوب يمكن قراءة أجزاء منه بمعنى أنه يمكن لقارئ التقرير قراءة الجزء الذي يَهتم به ويُهمل الباقي بعكس التقارير الشفهية حيث يضطر المستمع للاستماع لكل التقرير

6- التقرير المكتوب يُمَكن من الاستعداد لمناقشة موضوع ما، فيمكننا توزيع تفاصيل مشروع ما قبل الاجتماع لدراسته وبالتالي يكون الحاضرون على دراية بتفاصيل الموضوع

7- التقرير المكتوب يُمَكننا من متابعة ودراسة أمور لا يمكن متابعتها شفهياً، فليس من الممكن أن نستمع لتقرير شفهي يحتوي على أرقام عديدة ومعادلات وحسابات. بالطبع يمكننا الاستماع ولكن لا يمكننا تتبع الأرقام وفهم المعادلات ولا يمكننا بالتالي اتخاذ القرار السليم. 

8- التقرير المكتوب يكون مُنظماً ويحتوي على المعلومات الأساسية وتحليل الموضوع والتوصيات بشكل أفضل بكثير من التقارير والمحادثات الشفهية.

9- التقرير المكتوب يمكننا من استخدام أدوات جيدة لعرض الموضوع مثل الجداول والرسومات البيانية والتخطيطية.  

10- التقرير المكتوب قد يستخدم كمستند رسمي في المستقبل عند حدوث مشكلة ما تحتاج معرفة مصدر الخطأ والمسئول عنه.

والتقرير الجيد  يجب ان يراعى النقاط التالية:-

= يحتوي على المعلومات اللازمة لفهم الموضوع

= محتويات التقرير يجب ان تكون مقسمة إلى أقسام بحيث يسهل الوصول إلى أي معلومة مطلوبة

= لا يحتوي على تفاصيل لا علاقة لها بالموضوع أو معلومات لا تهم الآخرين

= يجب ان يشمل التقرير إعداد التقرير والشخص او المجموعة  التي أعدته وكذلك جهة الإصدار(مثلا طالب بالصف الثالث قسم كهرباء شعبة الكترونيات واتصالات – كلية الهندسة ببورسعيد- جامعة قناة السويس)

= مكتوبة بأسلوب واضح وبلُغَةٍ سليمة ومفهومة

= مكتوبة بأمانة آى غير منقول او منسوخ من الأخرين (وانت يابنى لست أقل من الأخرين)