موضوع جميل ومفيد للجميع

مدخل للتطوير الإداري

(Six Sigma)

من الطبيعي والمنطقي أن يهتم كل فرد (مهندس – إداري – عامل) بجودة المنتج والعمليات ، ومن خلال افهمه وتطبيقية لأدوات الجودة الحديثة يستطيع الاحتفاظ بمكانته بالسوق وكذلك تزداد قدرته على تطوير منتجه والعمليات الأساسية اللازمة لذلك من تصميم وتطوير وتشغيل ووو...  وأنشطة فنية وإدارية أخرى كالتسويق والجودة. وفى السنوات الأخيرة اعتبرت سيجما ستة (six Sigma ) من أهم الأدوات الحديثة فى مجال الجودة المتطور وبسرعات عالية. أن تطبيق سيجما ستة لا يقتصر على المنشآت الصناعية والتجارية ،إذ يمكن تطبيقها في المنشآت الخدمية والحكومية وكذلك يمكن تطبيقها في المجالات التعليمية . وتعتمد سيجما ستة على عمليات إحصائية يمكن لأي شخص القيام بها فهي عمليات سهلة يسيرة

تعريف سيجما ستة

سيجما هو الحرف الثامن عشر في الأبجدية الإغريقية، و قد استخدم الإحصائيون هذا الرمز للدلالة على الانحراف ا لمعياري. والانحراف ا لمعياري طريقة إحصائية ومؤشر لوصف الانحراف أو التباين أو التشتت أوعدم التناسق في عملية معينة بالنسبة للأهداف المنشودة

فى الحقيقة  يمكن فهم سيجما ستة على انها عملية أو استراتيجية تمكن المنشآت من التحسن بصورة كبيرة فيما يخص عملياتها الأساسية وهيكلها من خلال تصميم ومراقبة أنشطة الأعمال اليومية بحيث يتم تقليل الفاقد واستهلاك المصادر المادية (خامات-ماكينات-معدات-أدوات-أجهزة ...) والغير مادية (الوقت-العمالة-التخطيط-التنظيم ....) وفي ذات الوقت تلبية احتياجات العميل وتحقيق رغباتهم ورضائهم.

ويدل مبدأ سيجما ستة على أن المنشأة تقدم خدمات أوسلعا خالية من العيوب تقريبا لأن نسبة العيوب في سيجما ستة لا تتعدى 3.4 عيب لكل مليون فرصة، أي أن نسبة كفاءة وفاعلية العمليات 99.99966% 

وخلاصة الأمر أن فكرة سيجما ستة تكمن في أنه إذا كانت المنشأة قادرة على قياس عدد العيوب الموجودة في عملية ما فإنها تستطيع بطريقة علمية أن تزيل تلك العيوب وتقترب من نقطة الخلو من العيوب

فلسفة ونشأة سيجما ستة

الإنسان بطبعه يبحث عن الكمال ويحاول تجنب الأخطاء ويعمل على إصلاح العيوب ،وكذلك المنشآت تبحث عن الكمال وتحاول تلافى الأخطاء وتعمل على إصلاح العيوب التي تظهر في أنشطتها لذلك نلاحظ – بعد القراءة- أن الكثير من أفكار سيجما ستة ليست جديدة وإنما الجديد هو قدرة سيجما ستة على تجميع كل الأفكار داخل عملية إدارية متماسكة ومترابطة . إن سيجما ستة لم تنشأ في يوم وليلة وإنماهي امتداد لتطور علم الإدارة وممارساته في الغرب وفي اليابان منذ السبعينات والثمانينات حيث ظهرت الجودة الشاملة التي أدت إلى تطور الأدوات العلمية والإحصائية في سبيل الكشف عن المشكلات والعمل على إزالتها بهدف تحسين الأداء . وكانت شركة موتورولا من أوائل الشركات التي وضعت منهجية أسلوب سيجما ستة واستخدمته عام 1979وحقق لها هذا الأسلوب توفيرا مبلغ 2.2بليون دولار خلال أربع سنوات

العلاقة بين سيجما ستة ونظم الجودة

كثيرا ما يضطرب تفكير المهندس بين مفاهيم ومصطلحات كثيرة ومختلفة مثل "إدارة الجودة الشاملة"، "إدارة الأداء"، "العمل كفريق واحد"، "حلقات الجودة"، "الأيزو 9000"... و"ستة سيجما"..الخ.. ولكن الحقيقة العلمية ان هذه المنهجيات تحتوىعلى مفاهيم مشتركة تجمعها بحيث لا تكاد تعرف الفرق بينها، إلا أن كل منهجية لها خصوصية وتطبيق معين في مجال معين.. ومن الضروري أن يكون لكل من هذه المنهجيات أسما معينا حيث أصبحت لديها "آلية" محددة، هذه الآلية لها بداية ولها نهاية، لها تفاصيل وإجراءات تختلف قليلا عن بعضها البعض، ولكنها تصل إلى النتيجة نفسها، شريطة أن يتم تطبيقها كمنهج واحد ومتكامل. أما فيما لو تم خلط المنهجيات بعضها ببعض، فإن ذلك يفيد جزئيا وربما لا يعطي النتيجة الأفضل في النهاية لأن كل منهجية إنما هي عبارة عما يطلق عليها بـ "Tool Kit"، أي مجموعة من الأدوات المطلوب استخدامها بحسب نسق معين للحصول على النتيجة الأفضل. وفى هذا السياق يمكن تحد بعض النقاط لفهم العلاقة بين منهجية سيجما ستة وعمليات الجودة  

 -1اهتمت برامج الجودة أساسا على تلبية احتياجات العميل وبأي تكلفة واستطاعت تلك الشركات إنتاج منتجات ذات جودة عالية على الرغم من قلة كفاءة العمليات الداخلية فيها وكانت الشركات تدفع لتحقيق الجودة (تكلفة الجودة) مثال :قد تشتري سلعة بثمن 800 وحدة نقدية وتكون هذه السلعة قد كلفت المصنع320 وحدة نقدية في عملية إعادة التصنيع لتحقيق مستوى الجودة ،لذا ساد الاعتقاد لدى الشركات أن الجودة تكلف الكثير من الجهد والمال والوقت

 - 2إن ظهور سيجما ستة ماهو إلا امتداد طبيعي لجهود الجودة لذلك تعد سيجما ستة مبادرة لتطوير الجودة حيث تعمل على الربط بين أعلى جودة وأقل تكاليف للانتاج 

 -3إن السيجما ستة عبارة عن هدف للأداء يتم تطبيقه على كل عنصر من عناصر الجودة وليس على المنتج وحده، فعندما نصف سيارة بأنها سيجما ستة فهذا لا يعني أن3.4 سيارة من كل مليون سيارة بها عيوب وإنما يعني ان هناك فرصة لظهور 3.4عيب في السيارة الواحدة من بين مليون فرصة محتملة- والفرق هو ان الجودة تركز على جودة المنتج النهائي ولها تكلفة أما سيجما ستة فإنها تركز على العمليات لتحقيق جودة المنتج بأقل تكلفة

 -4لايمكن أن تعمل سيجما ستة بمعزل عن فلسفة الجودة حيث توفر إدارة الجودة لسيجما ستة الأدوات والتقنبات اللازمة لإحداث التغيرات الثقافية وتطور العمليات داخل الإدارة. وتعد الخطوة الأولى في حساب سيجما تحديد توقعات ومتطلبات العملاء وهي مايعرف بالخصائص الحرجة للجودة او شجرة ضرورات الجودة

-5 سيجما ستة ليست موضوعا يدور حول الجودة من أجل الجودة ذاتها وإنما تدور حول تقديم قيمة أفضل للعملاء والموظفين والمستثمرين

المبادئ الأساسية لمنهجية سيجما ستة

 - 1التركيز على العملاء (ويتسع مفهوم العملاء هنا ليشمل المستثمرين والموظفين والمستفيدين من السلعة.والمجتمع ككل

- 2 اتخاذ القرارات على أساس الحقائق والبيانات الدقيقة وتستخدم سيجما ستة أدوات إحصائية منها :المدرجات التكرارية وخريطة باريتو والخرائط الإنسيابية ودائرة شوهارت

-3 التركيز على العمليات والأنشطة الداخلية والمقصود بالعمليات كل نشاط تقوم به المنشأة مهما كان حجمه حتى أن إصدار فاتورة يعد عملية مهمة

 -4الإدارة الفعالة المبنية على التخطيط المسبق،حيث يعمل سيجما ستة على تحويل إدارة رد الفعل  إلى إدارة معالجة المشكلات قبل وقوعها

 - 5التعاون غير المحدود بين مسؤلى المنشأة الواحدة في سبيل تحقيق الأهداف المنشودة والاعتماد على العمل الجماعي التعاوني والبعد عن المنافسة

 - 6التحسين المستمر باستخدام أدوات علمية مع التركيز على الأولويات والمبادرات الأقل عددا والأكثر حيوية – تحليل باريتو- ومن تلك الأدوات دائرة ديمنج (PDCA )  ونموذج دييمياك  (DMAIC )

-7 المشاركة الكاملة،حيث تؤكد سيجما ستة على مشاركة كل فرد في العمل الجماعي كما تؤكد على أهمية الاتصالات اللا مركزية والاتصالات الأفقية

 -8الوقاية بدلا من التفتيش الذي يستنزف الطاقات البشرية والمالية

آلية التحسين في سيجما ستة

هنالك العديد من النماذج التي يمكن استخدامها لتحسين العمليات منها نموذج شوهارت وديمنج(PDCA)  ويشمل أربعة مراحل: خطط (plan )-  أعمل  (do) افحص  (check) تصرف أو اتخذ الإجراءات (act )

وهنالك نموذج ديمياك (DMAIC ) وهو خمسة مراحل : تعريف المشكلة define –القياس measure -  التحليل analyze التحسين improve- المراقبة  control

مراحل تطبيق سيجما ستة

 -1تحديد واختيار المشروعات التي سيطبق فيها أسلوب سيجما ستة، وهنا لابد من اختيارمشروعات مهمة تحقق فائدة حقيقية للمنشأة والعملاء الداخليين والخارجيين ولها الأولوية ، ويفضل أن يكون حجم المشروع صغير

2- تكوين الفريق الذي يؤمن بمنهجية وأهمية سيجما ستة وذلك بتكليف موظفين المنشأة بأعمال التحسين ولا تعتمد في التحسين على فريق عمل من خارج المنشأة، ويتم اختيار أعضاء الفريق من الموظفين المتحمسين الذين يتمتعون بخبرات جيدة وأفق واسع

3- كتابة ميثاق سيجما ستة ويعد هذا الميثاق وثيقة مكتوبة للمشكلة أو المشروع ويتضمن الميثاق كل ما يتعلق بالمشروع أسباب اختياره، أهدافه،حدوده، مجاله ،مراحله،أعضاء الفريق وأدوارهم.....

4-  تدريب الفريق حيث يركز التدريب على الكفايات المرتبطة بسيجما ستة مثل :القياس، التحليل، إعادة تصميم العمليات ، التخطيط ، حل المشكلات .......

5- فى واقع الأمر يتم تنفيذ العملية بقيام الفريق بالإشراف على المشروع وتقديم الحلول العملية وتطبيقها

6- تسلم الحلول للمشاكل بواسطة الفريق الحلول والنتائج إلى صاحب العملية (الإدارة/المالك) الذي يتعهد بالمحافظة على المكاسب التي حققها الفريق ،ويكون ذلك في حفل رسمي ، ويعودأعضاء الفريق إلى أعمالهم السابقة أوإلى مشروع تحسين جديد داخل المنشأة